Kiedy i w jakiej postaci tworzyć dokumenty, gdy sprawy są dokumentowane tradycyjnie lub elektronicznie? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w trakcie spotkania.

Celem warsztatów jest przekazanie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu sposobu działania podmiotów (instytucji publicznych, urzędów, spółek akcyjnych Skarbu Państwa, placówek zdrowotnych, szkół wyższych, instytutów badawczych, itp.), które w swojej pracy wdrożyły systemy teleinformatyczne do obsługi zarządzania dokumentacją.
Większość podmiotów, choć ma systemy klasy EZD, nie zdecydowała się na przejście do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i nadal dokumentuje sprawy w sposób tradycyjny, wspierając się systemem teleinformatycznym. Generuje to liczne pytania i wątpliwości, jak radzić sobie w bieżącej obsłudze dokumentacji, np. co odkładać a co nie do akt spraw w postaci papierowej.
Podmioty, które wdrożyły EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, potrzebują natomiast wsparcia w obsłudze składów chronologicznych czy składów informatycznych nośników danych. W ramach warsztatów zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na powyższe, jak i inne, wątpliwości, zobrazowane funkcjonalnościami jednego z systemów klasy EZD, tj. systemu EZD TiMSI e-Kancelaria.

Do udziału zapraszamy:

1. kadrę kierowniczą;
2. członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją;
3. koordynatorów czynności kancelaryjnych
4. archiwistów i zarządców dokumentacją;
5. pracowników spółek Skarbu Państwa;
6. pracowników podmiotów publicznych działających w systemach EZD i EOD

Warsztaty prowadzą:

• dr Ewa Perłakowska – ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener i wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych;
• Dagmara Niemczyk – ekspert i praktyk w zakresie informatyzacji administracji publicznej; bierze aktywny udział we wdrożeniach systemów klasy EZD, organizuje szkolenia, audyty oraz czynnie uczestniczy w pracach optymalizujących zasady zarządzania dokumentacją w systemach klasy EZD w jednostkach administracji publicznej.

PROGRAM

Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:

1. system tradycyjny a system EZD;
2. podstawowe pojęcia: dokument, dokument elektroniczny, sprawa, dokumentacja;
3. podstawy prawne w zarządzaniu dokumentacją;
4. bezdziennikowy system kancelaryjny i jednolity rzeczowy wykaz akt;
5. rejestracja spraw;
6. instrukcja kancelaryjna;
7. wskazywanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw.

Zasady pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu EZD

1. przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
2. tworzenie i obsługa składów informatycznych nośników danych;
3. zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
4. obsługa sprawy tradycyjnej ze wsparciem systemu;
5. tworzenie pism i ich akceptacja z wykorzystaniem systemu;
6. wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal), choć sprawa jest dokumentowana tradycyjnie;

Zasady pracy kancelaryjnej w systemie EZD

1. przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
2. tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych);
3. zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
4. obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej;
5. tworzenie pism i ich akceptacja;
6. wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal), choć sprawa jest dokumentowana elektronicznie;

Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa

1. gdzie i ile składów zorganizować;
2. jak zarządzać pismami w składach – zależności od prowadzonych spraw;
3. obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.

Archiwizacja spraw elektronicznych i tradycyjnych oraz składów

1. jak zarchiwizować sprawę elektroniczną – zasady prawne i praktyka pracy;
2. jak zarchiwizować sprawę tradycyjną – zasady prawne i praktyka pracy;
3. jak zarchiwizować składy – zasady prawne i praktyka pracy.

Pytania, dyskusja, studium przypadku.