 |
Kiedy i w jakiej postaci tworzyć dokumenty, gdy sprawy są dokumentowane tradycyjnie lub elektronicznie? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w trakcie spotkania.
Celem warsztatów jest przekazanie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu sposobu działania podmiotów (instytucji publicznych, urzędów, spółek akcyjnych Skarbu Państwa, placówek zdrowotnych, szkół wyższych, instytutów badawczych, itp.), które w swojej pracy wdrożyły systemy teleinformatyczne do obsługi zarządzania dokumentacją.
Większość podmiotów, choć ma systemy klasy EZD, nie zdecydowała się na przejście do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i nadal dokumentuje sprawy w sposób tradycyjny, wspierając się systemem teleinformatycznym. Generuje to liczne pytania i wątpliwości, jak radzić sobie w bieżącej obsłudze dokumentacji, np. co odkładać a co nie do akt spraw w postaci papierowej.
Podmioty, które wdrożyły EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, potrzebują natomiast wsparcia w obsłudze składów chronologicznych czy składów informatycznych nośników danych.
W ramach warsztatów zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na powyższe, jak i inne, wątpliwości, zobrazowane funkcjonalnościami jednego z systemów klasy EZD, tj. systemu EZD TiMSI e-Kancelaria.
Do udziału zapraszamy:
- kadrę kierowniczą;
- członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją;
- koordynatorów czynności kancelaryjnych
- archiwistów i zarządców dokumentacją;
- pracowników spółek Skarbu Państwa;
- pracowników podmiotów publicznych działających w systemach EZD i EOD
Warsztaty prowadzą:
- dr Ewa Perłakowska – ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener i wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych;
- Dagmara Niemczyk – ekspert i praktyk w zakresie informatyzacji administracji publicznej; bierze aktywny udział we wdrożeniach systemów klasy EZD, organizuje szkolenia, audyty oraz czynnie uczestniczy w pracach optymalizujących zasady zarządzania dokumentacją w systemach klasy EZD w jednostkach administracji publicznej.
PROGRAM
Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
- system tradycyjny a system EZD;
- podstawowe pojęcia: dokument, dokument elektroniczny, sprawa, dokumentacja;
- podstawy prawne w zarządzaniu dokumentacją;
- bezdziennikowy system kancelaryjny i jednolity rzeczowy wykaz akt;
- rejestracja spraw;
- instrukcja kancelaryjna;
- wskazywanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw.
Zasady pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu EZD
- przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
- tworzenie i obsługa składów informatycznych nośników danych;
- zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
- obsługa sprawy tradycyjnej ze wsparciem systemu;
- tworzenie pism i ich akceptacja z wykorzystaniem systemu;
- wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal), choć sprawa jest dokumentowana tradycyjnie;
Zasady pracy kancelaryjnej w systemie EZD
- przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
- tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych);
- zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
- obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej;
- tworzenie pism i ich akceptacja;
- wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal), choć sprawa jest dokumentowana elektronicznie;
Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa
- gdzie i ile składów zorganizować;
- jak zarządzać pismami w składach – zależności od prowadzonych spraw;
- obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.
Archiwizacja spraw elektronicznych i tradycyjnych oraz składów
- jak zarchiwizować sprawę elektroniczną – zasady prawne i praktyka pracy;
- jak zarchiwizować sprawę tradycyjną – zasady prawne i praktyka pracy;
- jak zarchiwizować składy – zasady prawne i praktyka pracy.
Pytania, dyskusja, studium przypadku.
RAMOWY HARMONOGRAM:
09:30 – kawa na początek dnia
10:00 – rozpoczęcie zajęć
12:30 – przerwa na lunch
13:00 – kontynuacja zajęć
14:45 – przerwa na kawę
15:00 – kontynuacja zajęć
16:00 – zakończenie
|
 |